Términos y Condiciones de Uso
Última actualización: 23 de mayo de 2025
Estos términos regulan el uso de la plataforma ZicoAsis. Al utilizar nuestros servicios, acepta estar sujeto a estos términos.
Aceptación de los Términos
Bienvenido a ZicoAsis. Los presentes Términos y Condiciones de Uso (en adelante, “Términos” o “Contrato”) regulan el acceso y utilización por parte del usuario (en adelante, “usted” o “el Usuario”) de la plataforma ZicoAsis, incluyendo sus aplicaciones web, móviles y cualquier servicio asociado. Al crear una cuenta o utilizar la plataforma, usted está aceptando expresamente estos Términos, que constituyen un acuerdo vinculante entre usted y ZICOFY SOFTWARE S.L. (en adelante, también “nosotros” o “la Empresa”).
Importante: Si no está de acuerdo con alguna de estas condiciones, debe abstenerse de usar ZicoAsis.
Estos Términos se complementan con nuestra Política de Privacidad y, si aplica, con el Consentimiento Informado para el uso del Chatbot de IA. También se suscribirá el correspondiente Acuerdo de Encargado del Tratamiento conforme al art. 28 RGPD.
Descripción de la Plataforma
¿Qué es ZicoAsis?
ZicoAsis es una plataforma digital integral diseñada para psicólogos y profesionales de la salud mental, que permite gestionar de forma segura y eficiente:
📋 Información de pacientes
📅 Calendario de citas
📝 Sesiones e historiales clínicos
💰 Facturación
Funcionalidades de IA
La plataforma incorpora funcionalidades avanzadas de Inteligencia Artificial:
Transcripción automática
De sesiones clínicas
Análisis de texto clínico
Extracción de temas y emociones
Generación de informes
Resúmenes automatizados
Chatbot de IA
Asistente conversacional
Modalidad SaaS: ZicoAsis se ofrece como servicio SaaS (Software as a Service) accesible vía internet, sin requerir instalaciones complejas.
Registro de Cuenta y Elegibilidad
Para utilizar ZicoAsis es necesario crear una cuenta de usuario y cumplir con los siguientes requisitos de elegibilidad:
Profesional Acreditado
La plataforma está dirigida a psicólogos colegiados, psiquiatras u otros terapeutas acreditados, así como clínicas de psicología, centros sanitarios o entidades legales que brinden servicios de salud mental.
Si se registra en nombre de una empresa: debe tener autoridad para vincular legalmente a dicha entidad.
Mayoría de Edad
Debe ser mayor de edad según la legislación de su país. En España: 18 años mínimo.
Menores de 18: Solo bajo supervisión de profesional adulto responsable y con autorizaciones correspondientes.
Información Veraz
Proporcionar información de registro exacta, actualizada y veraz.
- Datos identificativos y de contacto
- Acreditación profesional (número de colegiado, licencia)
- Documentación verificativa cuando se solicite
Seguridad de Credenciales
Mantener la confidencialidad de sus credenciales de acceso.
- Contraseña segura obligatoria
- No compartir credenciales con terceros
- Notificar inmediatamente accesos sospechosos
- Responsabilidad por acciones desde su cuenta
Reserva de derechos: Nos reservamos el derecho de rechazar registros o cancelar cuentas en circunstancias justificadas (incumplimiento previo, criterios no cumplidos, instrucciones de autoridades).
Uso Adecuado de la Plataforma
ZicoAsis debe utilizarse respetando la legalidad vigente, ética y deontología profesional de la psicología.
✅ Obligaciones del Usuario Profesional
🏥 Uso Profesional y Lícito
Utilizar ZicoAsis únicamente para fines legítimos relacionados con su práctica profesional.
Abstenerse de propósitos ilícitos, fraudulentos, difamatorios o que violen derechos de terceros.
📋 Consentimiento de Pacientes
Como responsable de los datos, debe informar debidamente a sus pacientes sobre el uso de ZicoAsis.
- Informar sobre datos registrados y finalidades
- Explicar funcionalidades de IA si se van a aplicar
- Obtener consentimientos requeridos por RGPD
- Uso de plantillas de Consentimiento Informado proporcionadas
🎯 Calidad y Pertinencia
Garantizar que los datos son adecuados, pertinentes y no excesivos (principio de minimización).
Mantener información actualizada, exacta y relacionada exclusivamente con actividad profesional sanitaria.
🔒 Confidencialidad Profesional
Tratar la información con la misma confidencialidad que si estuviera en formato físico, cumpliendo el código deontológico.
❌ Prohibiciones y Usos No Autorizados
⚖️ Propiedad Intelectual
- No copiar, modificar o distribuir la plataforma
- No realizar ingeniería inversa
- No introducir contenidos de terceros sin derecho
- No usar tests psicológicos sin licencia
🛡️ Seguridad del Sistema
- No comprometer seguridad o estabilidad
- No acceder a áreas restringidas
- No explotar vulnerabilidades
- No introducir virus o malware
🤖 Uso Indebido de IA
- No generar contenido ilícito
- No crear informes fraudulentos
- No manipular información clínica
- No deshabilitar filtros de seguridad
👥 Acceso No Autorizado
- No compartir credenciales
- Cada profesional debe tener su usuario
- No permitir acceso de pacientes al back-end
- Usar portales específicos cuando existan
Herramientas de Inteligencia Artificial: Condiciones Específicas
Principio Fundamental: Las herramientas de IA son complementarias y de apoyo. No reemplazan el criterio profesional del psicólogo ni la relación terapéutica.
🎙️ Transcripción Automática de Sesiones
Consentimiento Obligatorio: Asegúrese de contar con consentimiento del paciente para grabar la sesión.
Grabar audio sin autorización puede vulnerar la privacidad o ser ilegal.
⚠️ Limitaciones de Calidad
Puede variar según claridad, acento, idioma. Siempre revisar transcripciones.
🗄️ Gestión de Grabaciones
Puede eliminar audio tras transcribir para ahorrar espacio y proteger privacidad.
📊 Análisis de Texto e Informes Automatizados
Funciones que generan resúmenes, detectan estado emocional, proponen planes tentativos basados en transcripciones o notas.
📋 Carácter Orientativo
Los resultados son orientativos y complementarios. NO constituyen diagnóstico médico ni informe psicológico oficial.
Ejemplo: Si la IA sugiere “signos de ansiedad moderada”, tómelo como hipótesis. La evaluación real debe hacerla usted.
⚖️ Posibles Sesgos
Pueden ocurrir sesgos (malinterpretar sarcasmo) o datos incompletos. Use sugerencias con espíritu crítico.
✍️ Responsabilidad Final
Cualquier informe para el paciente debe ser validado y firmado por usted. Los informes incluyen indicación de apoyo de IA.
Planes, Tarifas y Pagos
💳 Modalidad de Servicio
ZicoAsis ofrece distintos planes de suscripción adaptados a diferentes necesidades profesionales.
🆓 Plan Básico
Funciones limitadas gratuitas
💼 Planes Profesionales
Funcionalidades completas de pago
🏢 Planes Empresariales
Por número de pacientes/almacenamiento
💰 Precios y Facturación
• Precios en euros incluyendo impuestos (IVA) salvo indicación contraria
• Ofertas y descuentos sujetos a condiciones específicas
• Derecho a modificar tarifas con notificación previa
• Cambios no afectan periodos ya contratados
🔄 Ciclo de Facturación
• Cobros periódicos (mensual/anual) vía Stripe
• Autorización para cargos automáticos en fecha correspondiente
• Factura electrónica disponible por cada pago
• Almacenamiento seguro de datos de tarjeta por Stripe
⚠️ Incumplimiento de Pago
• Notificación para actualizar datos de pago si falla
• Suspensión temporal tras 15 días de impago
• Posible cancelación tras aviso razonable
🔄 Cancelaciones y Reembolsos
• Periodo de prueba: Cancelación gratuita antes del fin
• Suscripciones de pago: Cancelar renovación automática desde configuración
• Sin reembolso prorrateado salvo que la ley lo exija
• Servicio disponible hasta fin del periodo pagado
📋 Derecho de Desistimiento
Para consumidores: 14 días para cancelar compra a distancia.
Nota: Al ser uso profesional y comenzar el servicio, este derecho puede no aplicar. Contactar en 14 días iniciales para evaluación caso a caso.
Propiedad Intelectual e Industrial
Los derechos de propiedad intelectual e industrial de ZicoAsis y su contenido son titularidad de ZICOFY SOFTWARE S.L. o sus licenciantes.
🏢 Titularidad de ZicoAsis
Todos los derechos sobre la plataforma ZicoAsis pertenecen exclusivamente a ZICOFY SOFTWARE S.L. o sus licenciantes.
📜 Elementos Protegidos
- Software y código fuente
- Diseños de interfaz
- Logos y marcas registradas
- Nombre comercial
- Manuales de uso
- Modelos de IA desarrollados
🔑 Licencia de Uso
El uso de la plataforma le otorga únicamente una licencia limitada:
- No exclusiva
- No transferible
- Revocable
- Durante vigencia de suscripción
🚫 Prohibiciones
- No eliminar avisos de copyright o marcas
- No reproducir, distribuir o transformar sin autorización
- No realizar ingeniería inversa (salvo casos legales)
- No explotar comercialmente elementos protegidos
📝 Contenido del Usuario
Usted mantiene la titularidad de todos los datos, textos, imágenes u otros contenidos que incorpore a la plataforma relativos a su actividad profesional.
✅ Sus Derechos
ZicoAsis no adquiere ningún derecho de propiedad sobre su información. Usted mantiene todos los derechos sobre:
- Informes clínicos que redacte
- Notas de seguimiento
- Datos de pacientes
- Cualquier contenido que suba
🔄 Licencia de Servicio
Al usar la plataforma, nos concede una licencia limitada para:
- Alojar y procesar sus datos
- Mostrar información en su pantalla
- Realizar copias de seguridad
- Procesar textos con IA (si lo solicita)
Licencia mundial, revocable, confidencial, por duración del contrato.
📊 Uso Agregado
Permiso para usar información anónima o agregada con fines:
- Estadísticos (ej: “X% usa transcripción semanal”)
- Mejora del servicio
- Sin identificar usuarios ni pacientes
- Sin revelar contenido sensible
💡 Feedback y Sugerencias
Si proporciona ideas o sugerencias voluntariamente:
- Podemos usarlas sin restricción
- Sin compensación requerida
- Para mejorar el producto
- Con crédito cuando sea apropiado
🏷️ Referencia de Marca
Con su consentimiento previo, podríamos:
- Mencionar su clínica como cliente
- Incluir logo en material promocional
- Solo referencia nominal
- Sin compartir datos confidenciales
Protección de Datos Personales (Relación Responsable-Encargado)
📋 Marco del Artículo 28 RGPD
El uso de ZicoAsis implica el tratamiento de datos personales de pacientes (datos sensibles de salud) por parte de nuestra plataforma en nombre del Usuario profesional.
👨⚕️ Responsable del Tratamiento
Usted (psicólogo/entidad sanitaria) respecto a datos de sus pacientes
🏢 Encargado del Tratamiento
La Empresa (ZICOFY SOFTWARE S.L.) que provee la plataforma
📜 Instrucciones del Responsable
La Empresa actuará respecto a los datos personales de pacientes únicamente siguiendo las instrucciones documentadas del Usuario.
✅ Incluye acciones necesarias para prestación del servicio según funcionalidades solicitadas
⚠️ Si alguna instrucción infringe el RGPD, informaremos al responsable para reconsideración
🔒 Confidencialidad del Personal
El personal de la Empresa que pueda acceder a datos personales de pacientes está sujeto a:
📝 Obligaciones Legales
- Deberes de confidencialidad
- Acuerdos NDAs firmados
- Cláusulas en contratos laborales
🎯 Principios Aplicados
- Formación en privacidad
- Minimización de acceso
- Solo personal autorizado
🛡️ Medidas de Seguridad (Art. 32 RGPD)
La Empresa implementa medidas de seguridad apropiadas considerando:
🔐 Medidas Técnicas
- Cifrado de datos
- Controles de acceso
- Copias de seguridad
- Monitorización continua
📊 Consideraciones
- Estado de la técnica
- Costes de aplicación
- Naturaleza sensible de datos
- Evaluación de riesgos
🤝 Subencargados del Tratamiento
La Empresa puede recurrir a otros encargados subcontratados para tareas específicas:
📋 Condiciones
- Contratos formalizados con garantías equivalentes
- Lista de subencargados en Política de Privacidad
- Notificación de cambios relevantes
- Derecho de oposición justificada del Usuario
Ejemplos: Google Cloud, OpenAI, proveedores de infraestructura
👥 Derechos de los Pacientes
La Empresa asistirá al Usuario en el cumplimiento de obligaciones sobre:
✅ Ejercicio de Derechos
- Acceso a datos
- Rectificación
- Supresión
- Portabilidad
- Oposición
📑 Apoyo en Cumplimiento
- Registro de actividades
- Notificación de brechas
- Evaluaciones de impacto (DPIA)
- Información para auditorías
🔍 Auditorías e Inspecciones
El Usuario tiene derecho a verificar el cumplimiento de estas obligaciones:
- Directamente o través de tercero autorizado
- Previa notificación y en horario comercial
- Respetando confidencialidad
- Informes de auditoría externa como alternativa
🏁 Finalización del Servicio
Al terminar la prestación del servicio, a elección del Usuario:
🗑️ Supresión
Eliminar todos los datos personales y copias existentes
📤 Devolución
Entregar copia completa de datos antes de borrado
Excepción: Conservación si alguna ley UE/Estado miembro lo exige
📌 Nota sobre Datos del Profesional
Respecto a los datos del propio profesional usuario (contacto, facturación, etc.), la Empresa actúa como responsable según se detalla en la Política de Privacidad.
Confidencialidad
Ambas partes se obligan a mantener la más estricta confidencialidad sobre toda la información accedida mutuamente.
🏢 Obligaciones de la Empresa
- Mantener confidenciales datos y documentos del Usuario
- No divulgar información de pacientes
- No utilizar con fin distinto al pactado
- Aplicar medidas de protección apropiadas
👤 Obligaciones del Usuario
- Tratar como confidencial información no pública de la plataforma
- No revelar detalles de funciones beta privadas
- Proteger detalles de seguridad compartidos
- Respetar secreto profesional
⏱️ Duración
• Obligación permanece vigente incluso tras terminación del contrato
• Duración: indefinida mientras información no se haga pública
• Excepción: requerimiento legal o resolución judicial
• En tal caso: notificación a la otra parte en la medida permitida
Modificaciones de los Términos
📝 Derecho de Modificación
La Empresa se reserva el derecho de modificar o actualizar estos Términos y Condiciones de Uso.
🔄 Motivos para Modificaciones
- Reflejar cambios en funcionalidades
- Adaptarse a nuevas leyes
- Mejorar las cláusulas existentes
- Incorporar nuevos servicios
📢 Modificaciones Sustanciales
• Notificación previa: 15 días de antelación razonable
• Canales: Mensaje en plataforma y/o correo electrónico
• Oportunidad de revisión antes de entrada en vigor
• Uso continuado tras fecha efectiva = aceptación
📄 Cambios Menores
Para cambios que no afecten negativamente a sus derechos:
- Corrección de erratas
- Mejoras de redacción
- Actualización de nombres de proveedores
Posible publicación directa en web con fecha de actualización.
⚖️ Derecho de Rechazo
Si no está de acuerdo con modificaciones, puede dar de baja su cuenta antes de que entren en vigor.
Derecho a reembolso proporcional si ya pagó por periodo futuro no disfrutado (según circunstancias y normativa).
Versión vigente: Siempre accesible en nuestro sitio web con fecha de actualización. Recomendamos revisión periódica.
Suspensión y Terminación
👤 Terminación por parte del Usuario
Puede dar de baja su cuenta de ZicoAsis en cualquier momento.
📋 Proceso
- Opción “cancelar cuenta” en la plataforma
- Solicitud al soporte técnico
- Regirse por condiciones de suscripción activa
- Exportar datos antes de baja definitiva
Tras terminación, cesa su licencia de uso de la plataforma.
🏢 Terminación por parte de la Empresa
⚠️ Motivos para Suspensión/Terminación
- Incumplimiento grave o reiterado de estos Términos
- Impago continuado tras requerimientos
- Uso malicioso de la plataforma
- Obligación legal o requerimiento de autoridad
- Riesgo significativo de seguridad para la plataforma
📢 Suspensión Temporal
Notificación de causa + oportunidad de subsanar en plazo razonable
🚨 Suspensión Urgente
Bloqueo inmediato por protección (ej. ciberataque), investigación posterior
📝 Consecuencias de la Terminación
• Empresa: Proceder a borrar datos tras ventana de exportación
• Usuario: Cesar uso y destruir copias locales de software
• Obligaciones persistentes: Confidencialidad, limitaciones de responsabilidad
Terminación por incumplimiento: La Empresa puede reservarse acciones legales por daños.
Limitación de Responsabilidad
⚖️ Ámbito de Nuestra Responsabilidad
ZicoAsis se esfuerza por proporcionar un servicio de calidad, seguro y disponible. Sin embargo, la plataforma se proporciona “tal cual” (“as is”) dentro de los límites legales.
No ofrecemos garantía absoluta de estar libre de errores, interrupciones o satisfacer todas las expectativas específicas.
❌ Exclusiones de Responsabilidad
En la medida que la ley lo permita, no seremos responsables de:
💸 Daños Indirectos/Consecuenciales
- Pérdida de ingresos o reputación
- Pérdida de datos (con medidas backup apropiadas)
- Interrupción del negocio
- Reclamaciones de terceros
👨⚕️ Decisiones Profesionales
ZicoAsis es herramienta de apoyo, no sustituye pericia del psicólogo. Responsabilidad de actuación u omisión clínica recae en el profesional.
🌪️ Casos de Fuerza Mayor
- Desastres naturales
- Fallos generalizados de Internet
- Ataques de terceros (con medidas apropiadas)
- Pandemias, actos gubernamentales
📊 Límite Cuantitativo
Responsabilidad total agregada limitada como máximo a:
Con pagos: Cantidades abonadas en los 12 meses anteriores al evento
Plan gratuito: Cantidad fija máxima (ej. 100€)
Limitación se aplica en máxima medida permitida por ley.
⚖️ No Renuncia a Garantías Legales
Algunas jurisdicciones no permiten excluir ciertas garantías o limitar responsabilidades.
Se aplicará responsabilidad mínima obligatoria establecida por ley. No se limita responsabilidad por negligencia grave, dolo, o casos que legalmente no puedan excluirse.
🛡️ Indemnización por parte del Usuario
Usted se compromete a indemnizar y mantener indemne a la Empresa de reclamaciones de terceros derivadas de:
- Incumplimiento de estos Términos o legislación aplicable
- Reclamaciones sobre datos de pacientes introducidos
- Tratamiento de datos fuera de instrucciones de la plataforma
- Mal uso que genere responsabilidades para la Empresa
Legislación Aplicable y Jurisdicción
🇪🇸 Legislación Aplicable
Estos Términos y la relación entre la Empresa y el Usuario se regirán por las leyes de España.
📚 Marco Normativo
- RGPD – Reglamento General de Protección de Datos
- LOPDGDD – Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos
- Normativa española de servicios digitales
- Legislación sanitaria aplicable
🌍 Excepción
Salvo que por imperativo de normas de protección al consumidor de otro país se apliquen ciertas disposiciones locales (aunque en este caso el Usuario actúa en ámbito profesional).
🏛️ Jurisdicción
📍 Competencia Territorial
Para resolución de conflictos o disputas, las partes se someten a la jurisdicción exclusiva de los Juzgados y Tribunales de España.
Salvo que legalmente corresponda otro fuero imperativo por la materia.
🤝 Resolución Amigable
Antes de recurrir a la vía judicial, invitamos al Usuario a contactar y tratar de resolver amigablemente el desacuerdo con nosotros.
Disposiciones Finales
📋 Integridad del Acuerdo
Estos Términos, junto con la Política de Privacidad y acuerdos adicionales, constituyen la integridad del acuerdo entre las partes y sustituyen cualquier acuerdo o comunicación previa sobre el mismo objeto.
🚫 No Renuncia
La falta de exigencia puntual no se interpreta como renuncia. Renuncia solo efectiva por escrito.
⚖️ Nulidad Parcial
Si alguna disposición es inválida, se limitará o separará sin afectar la validez del resto.
📝 Cesión
Usuario no puede ceder sin consentimiento. Empresa sí puede ceder (grupo empresarial, fusión/adquisición) con notificación.
🤝 Relación de las Partes
No crea relación de sociedad, joint-venture, empleo, franquicia o agencia. Entidades independientes.
📧 Contacto
ayuda@zicofy.com
Para comunicaciones relacionadas con estos Términos
🏢 Empresa
ZICOFY SOFTWARE S.L.
Notificaciones oficiales al email registrado en cuenta
🎉 Agradecimiento
Al aceptar estos Términos y utilizar ZicoAsis, ambas partes reconocen haberlos leído, comprendido y acordado.
¡Gracias por confiar en ZicoAsis para la gestión de su práctica psicológica!
Comprometidos con brindar una herramienta segura, innovadora y alineada con los más altos estándares éticos y legales.